Ve Stillking Films už nečekají do konce měsíce na report rozpočtu jednotlivých projektů

Společnost Stillking Films řešila komplikovaný proces spojený s distribucí hotovosti jednotlivým filmovým producentům, kteří u nás realizovali natáčení filmů například od společností Netflix, Amazon, HBO či Bavaria Films.

Předávání hotovosti jednotlivým producentům, asistentům, kostymérům a různým profesím, které nakupují. Proces začínal objednáním dané částky v bance, pak bylo nutné zavolat řidiči, který obnos vyzvedl, přivezl a předal do pokladny. Následně informovali konkrétního člověka, který si pro peníze k pokladní přišel. Každý z příjemců hotovosti musel vytvořit vyúčtování, které obsahovalo například stovky dokladů. Vše se předávalo do účtárny na jednom formuláři.

Formuláře, které tým finančního ředitele Radka Wrany dostával zpět od producentů a kostymérů, obsahovaly velmi často jak početní chyby, tak formální nedostatky. I jedna jediná chyba znamenala povinnost vrátit zpět celé vyúčtování a tím došlo ke zpoždění zaúčtování.

Shromažďovalo se jim velké množství dokladů najednou, které bylo potřeba zpracovat pokud možno co nejdříve. Producenti potřebovali vědět, jak ta konkrétní zakázka dopadla. Šlo často o 200 a 300 účtenek, které museli zpracovat během několika dní nebo nejlépe do následujícího dne.

Nevýhoda celého procesu tkvěla v tom, že producent ani účtárna do doby zaúčtování nevěděli, v jakém stavu jsou finance daného projektu. Radek proto hledal řešení, jak zrychlit oběh dokladů ve společnosti zejména s důrazem na řešení bez papírů. O společnosti Fidoo se dozvěděl díky nabídce od obchodníka.

V současné době díky tomuto řešení omezili ve Stillking Films hotovost, jelikož rozdávají všem uživatelům v podobě asistentů, producentů a kostymérů předplacené platební karty. Ty využívají dvěma způsoby. Při zaplacení touto kartou se částka ihned automaticky propíše do aplikace a tím mizí i riziko chybovosti ze strany producenta.

Druhou možnost představuje platba v hotovosti, kdy si producent nebo kostymér může vybrat peníze z bankomatu a poté touto hotovostí zaplatí. Ve chvíli, kdy dostane účtenku, lze si ji prostřednictvím aplikace ihned nafotit, takže i když by ji případně ztratil, nic se neděje.

I účetní oddělení má nyní přehled o tom, v jakém stavu jsou finance na jednotlivých projektech. Může se podívat i na konkrétního producenta nebo asistenty a ví, kolik dokladů mohou očekávat, kolik dokladů už je připraveno k zaúčtování a nemusí čekat na konec měsíce, ale zpracovávat vše průběžně.

Díky Fidoo mohou účetní pracovat odkudkoli, protože všechny doklady vidí přímo v aplikaci. Už není nutné sedět u trezoru, kontrolovat hotovost nebo jezdit pro účtenky do kanceláře.

Díky přehlednému systému zvládnou noví kolegové práci s aplikací během několika dní. Tým tak šetří čas i energii, kterou může věnovat samotné produkci. To stejné platí i pro účetní oddělení.

Producenti a asistenti často natáčí mimo Barrandov — v terénu po celé republice i v zahraničí. Díky Fidoo kartám už nemusí jezdit do kanceláře pro hotovost.

Stillking Films využívají Fidoo kompletně s celou agendou vyúčtování. Už nikdo nezpracovává vyúčtování papírovou formou, ale každý aplikaci využívá. Z dlouhodobého hlediska to společnosti přineslo jednak úsporu místa pro archivaci dokladů a také jednodušší práci s doklady. Aplikace Fidoo pro Stillking Films znamená klid v účtárně a přehled o financích.